마음토스 기관 계약 갱신 절차 8단계 — 담당자 체크리스트

마음토스 기관 계약 갱신 절차는 기관마다 차이가 있지만, 품의·예산 확인·보안 검토에 걸리는 시간을 고려하면 대체로 계약 만료 한두 달 전부터 역산해 준비할 때 매끄럽게 진행됩니다. 하반기 재계약 시즌이 되면 기관 도입 담당자는 사용 실적, 소속 상담사 계정, 보안·개인정보 점검, 예산 재산정을 한꺼번에 챙겨야 합니다. 이 글에서는 갱신을 앞둔 담당자가 순서대로 확인할 8단계 체크리스트를 정리했습니다. 각 단계는 재계약 타임라인에 맞춰 배열했고, 제품 기능·보안·가격은 변동될 수 있어 공식 안내 확인을 전제로 합니다.

1. 마음토스 기관 계약 갱신은 만료 1~2개월 전에 검토를 시작하세요

갱신 검토는 기관 결재 절차에 걸리는 시간을 감안해, 계약 만료일에서 한두 달가량 역산해 착수하면 대체로 안전합니다. 기관 결재는 품의·예산 확인·보안 검토가 겹치며 생각보다 긴 시간이 걸리는 경우가 많습니다. 만료 직전에 몰아서 처리하면 서비스 공백이나 급한 조건 수용으로 이어질 수 있습니다.

먼저 현재 계약서에서 만료일, 자동 갱신 여부, 해지·갱신 통보 기한 조항을 확인합니다. 통보 기한이 정해져 있으면 그 날짜를 기준으로 내부 검토 일정을 거꾸로 배치합니다. 담당자 인사이동이 예정되어 있다면 인수인계 문서에 갱신 일정과 미결 사항을 함께 남겨 두는 편이 좋습니다.

2. 지난 계약 기간의 사용 실적과 크레딧 소진을 점검하세요

갱신 조건을 정하기 전에 지난 기간 동안 기관이 실제로 얼마나 활용했는지부터 확인해야 합니다. 마음토스는 작업 종류와 기록 길이에 따라 크레딧을 소모하는 구조이므로, 월별 크레딧 소진 추이와 남은 크레딧을 함께 살펴보면 다음 기간의 적정 규모가 보입니다.

축어록·진행기록·사례개념화 보조 중 어떤 기능을 자주 썼는지, 사용이 특정 상담사에게 몰렸는지도 함께 정리합니다. 활용도가 낮았다면 그 원인이 교육 부족인지 업무 적합성 문제인지 구분해 두면, 갱신 규모를 줄일지 운영을 보완할지 판단하기 쉬워집니다. 이 실적 데이터는 뒤에서 다룰 내부 품의 문서의 근거 자료로도 그대로 쓰입니다.

3. 소속 상담사 계정과 권한 현황을 정리하세요

갱신 시점은 그동안 늘어나거나 비활성화된 계정을 한 번에 정비하기 좋은 기회입니다. 퇴사·전보로 더 이상 쓰지 않는 계정, 실습·단기 인력에게 발급했던 계정이 남아 있는지 확인합니다. 마음토스 기관 플랜에서는 여러 상담사 계정과 권한을 관리자 도구로 운영할 수 있으므로, 현재 활성 계정 목록을 기준으로 다음 기간 규모를 가늠합니다.

계정 수를 정리할 때는 실제 회기를 진행하는 상담사와 열람만 하는 관리 인력을 구분해 집계하면 좋습니다. 접근 권한의 세부 설정 범위나 추가 관리 기능이 필요하다면, 현재 제공되는 범위를 넘어서는 요구는 단정하지 말고 도입 담당자와의 협의 항목으로 넘깁니다. 확인되지 않은 기능을 전제로 내부 계획을 세우면 갱신 후 혼선이 생길 수 있습니다.

4. 보안·개인정보 위수탁 사항을 다시 확인하세요

내담자 데이터를 다루는 도구인 만큼, 갱신 시점에 보안·개인정보 처리 조건을 재점검하는 일은 선택이 아니라 기본 절차입니다. 마음토스는 공개 보안 정책에서 내담자 데이터의 모델 학습 미사용, 저장 시·전송 구간 암호화, 접근 권한 분리와 비식별화를 명시하고 있습니다. 이 기준이 기관 내부 보안 요건과 어긋나지 않는지 확인합니다.

개인정보 처리 위·수탁 관계가 유지되는 계약이라면, 위수탁 문서에 포함되어야 할 항목을 개인정보보호위원회 안내에 비추어 점검합니다. 보관 기간, 구체적 키 관리 방식, 인증 취득 현황 등 세부 사항은 확정된 사실로 단정하기보다 도입 담당자를 통해 별도로 안내받는 것이 정확합니다. 기관 보안팀의 검토가 필요한 항목은 미리 질의 목록으로 정리해 협의 단계에서 한꺼번에 다룹니다.

5. 크레딧 플랜과 예산을 재산정하세요

2단계에서 확인한 실적을 바탕으로 다음 기간의 크레딧 규모와 예산을 다시 계산합니다. 마음토스는 크레딧 기반 월 구독 구조이며, 개인 상담사용 플랜 외에 센터·병원·공공기관·대학을 위한 기관 플랜은 맞춤 크레딧으로 협의합니다. 정확한 금액과 크레딧은 변동될 수 있으므로 공식 가격 안내를 함께 확인하는 것을 전제로 합니다.

예산을 세울 때는 상담사 수에 단가를 단순히 곱하는 방식보다, 실제 작업량 기반의 크레딧 소비 추정이 현실에 가깝습니다. 하반기 회기량 증가나 신규 사업 편성이 예정되어 있다면 그만큼 여유분을 반영합니다. 이렇게 산출한 예산 근거는 차년도 예산 요구서나 품의서에 그대로 옮겨 적을 수 있습니다.

6. 기관 양식·운영 요구사항 반영 여부를 점검하세요

갱신은 지난 기간 운영에서 아쉬웠던 요구사항을 반영할 수 있는 시점입니다. 마음토스는 가족센터·EAP 보고서 등 검증된 범위의 기관 양식 맞춤 템플릿을 제공하므로, 현재 쓰는 서식이 기관 보고 체계와 맞는지 확인합니다. 새 사업이 생겨 추가 서식이 필요하다면 요구사항을 정리해 협의 항목에 올립니다.

운영 측면에서는 신규 상담사 온보딩 교육, 관리자 도구 활용 범위, 결과물 검수 흐름이 원활했는지 돌아봅니다. 모든 자동 생성물은 임상가의 최종 확인을 전제로 한 초안이라는 점을 기관 내부 운영 규정에도 반영해 두면, 결과물 품질 책임 소재가 분명해집니다. 반영이 필요한 항목은 다음 단계의 문서와 협의로 넘깁니다.

7. 내부 결재와 품의 문서를 준비하세요

갱신 결정이 서면 결재로 확정되려면 비용과 효용을 함께 담은 품의 문서가 필요합니다. 앞 단계에서 모은 사용 실적, 크레딧 소비 추이, 보안 점검 결과, 재산정한 예산을 하나의 근거 자료로 묶습니다. 수치와 근거가 갖춰지면 결재선에서 질의가 줄고 검토가 빨라집니다.

공공기관이라면 수의계약·입찰 등 조달 방식에 따라 필요한 서류가 달라지므로, 기관 규정과 조달 절차를 먼저 확인합니다. 차년도 예산에 구독료를 편성해야 한다면 산출 근거를 예산 요구서 양식에 맞춰 정리합니다. 문서 준비가 끝나면 마지막으로 공급사와의 협의 단계로 넘어갑니다.

8. 마음토스 기관 계약 갱신 협의를 진행하세요

내부 검토가 마무리되면 도입 담당자와의 협의로 갱신 조건을 확정합니다. 앞서 정리한 계정 규모, 크레딧 플랜, 추가 양식 요구, 보안 질의 목록을 미리 공유하면 협의가 한 번에 정리됩니다. 마음토스 기관 도입·보안 관련 세부 사항은 협의 과정에서 안내받는 것을 기준으로 삼습니다.

협의에서는 다음 기간의 크레딧 규모와 금액, 양식·운영 지원 범위, 보안 검토 대응 방식을 함께 조율합니다. 확정된 조건은 반드시 서면으로 남기고, 다음 만료일과 통보 기한을 담당자 일정에 다시 등록해 두면 다음 갱신 주기도 같은 흐름으로 관리됩니다.

요약: 갱신 타임라인 한눈에 보기

갱신은 한 번의 결정이 아니라 실적 점검에서 협의까지 이어지는 과정입니다. 이 흐름을 담당자 일정에 미리 배치해 두면, 서비스 공백 없이 다음 기간을 안정적으로 준비할 수 있습니다.