마음토스 기관 관리자 기능 8가지 — 기관 도입 담당자 체크리스트

기관에서 여러 상담사가 함께 쓰는 AI 도구를 검토할 때, 개인용과 가장 크게 갈리는 지점이 관리자 기능입니다. 마음토스 기관 관리자 기능은 소속 상담사 계정을 한곳에서 관리하고, 기관 양식과 보안 정책을 조직 단위로 맞추는 데 초점이 있습니다. 이 글에서는 기관 도입 담당자 관점에서 계정·권한·보안·요금 순으로 짚고, 공개된 기능으로 확정되지 않아 도입 협의에서 별도로 확인해야 할 항목까지 정리했습니다. 순서는 도입 검토에서 먼저 부딪히는 순으로 배치했습니다.

1. 여러 상담사 계정을 기관 단위로 관리

기관 도입에서 개인용과 가장 먼저 갈리는 기능은 계정 관리입니다. 마음토스 기관 플랜은 소속 상담사 계정과 권한을 한곳에서 묶어 관리하고, 관리자 도구와 팀 관리를 제공합니다. 상담사마다 개인 계정을 따로 만들어 흩어 두는 대신 기관이 계정을 발급하고 팀 단위로 묶어 두면, 인력이 바뀔 때 인수인계도 계정 기준으로 정리됩니다. 다만 계정 정원이나 발급 방식은 기관마다 다르므로, 정확한 운영 방식은 도입 상담에서 확인하는 편이 안전합니다.

2. 상담 데이터 접근 권한 분리

상담 기록은 누구나 열람해서는 안 되므로, 접근 권한 분리는 기관 관리자 기능의 중심축입니다. 마음토스는 공개 보안 정책으로 접근 권한 분리와 비식별화를 두고 있어, 회기 자료가 조직 안에서 무분별하게 공유되지 않도록 설계돼 있습니다. 한편 역할별로 열람·편집·관리 권한을 세밀하게 나누는 역할 기반 접근제어(RBAC)나 권한 매트릭스처럼 세분화된 체계는 공개된 기능으로 단정하기 어렵습니다. 이런 세부 권한 요건이 있다면 도입 협의 단계에서 구현 범위를 별도로 확인하시길 권합니다.

3. 기관 양식에 맞춘 보고서 템플릿

기관마다 보고 서식이 다르다는 점이 실무에서 가장 번거로운 지점입니다. 마음토스는 가족센터·EAP 보고서 등 기관 양식 맞춤 템플릿을 검증된 범위에서 제공해, 축어록과 진행기록에서 만들어진 초안을 기관 서식에 맞춰 정리하도록 돕습니다. 상담사가 회기마다 서식을 다시 맞추는 시간을 줄이면, 그만큼 사례 검토에 쓸 여유가 생깁니다. 다만 모든 자동 생성물은 임상가의 최종 확인을 전제로 한 초안이므로, 기관 차원에서 검수 절차를 함께 설계하는 것이 좋습니다.

4. 회기 데이터 보안 — 암호화와 학습 미사용

기관 보안 심사에서 가장 먼저 묻는 것은 데이터 보호 방식입니다. 마음토스는 저장 시 암호화와 전송 구간 암호화, 내담자 데이터의 모델 학습 미사용, 비식별화를 공개 보안 정책으로 밝히고 있으며, 외부 모델 제공자에게도 학습 미사용을 적용한다고 안내합니다. 다만 구체적인 암호화 알고리즘, 키 관리, 보관 기간, 인증 취득 여부 등은 도입 시 별도 안내 항목입니다. 기관 보안팀은 이 부분을 도입 협의에서 문서로 확인하는 절차를 잡아 두는 편이 안전합니다.

5. 관리자 도구와 팀 협업 환경

기관 관리자 기능의 실효는 여러 상담사가 같은 환경에서 일할 때 드러납니다. 마음토스 기관 플랜의 관리자 도구와 팀 관리를 통해, 팀은 축어록 자동화·진행기록 보조·사례개념화 보조를 공통 환경에서 활용할 수 있습니다. 신규 상담사가 합류할 때 개인이 도구를 각자 세팅하는 대신 기관 계정 안에서 온보딩을 진행하면, 운영 담당자가 도구 사용 현황을 한 흐름으로 파악하기 쉽습니다. 세부 운영 화면과 지원 범위는 도입 데모에서 직접 확인하시길 권합니다.

6. 도입 지원과 보안 협의

기관 도입은 계약과 보안 검토가 함께 움직입니다. 마음토스 기관 플랜은 도입 지원과 보안 협의를 포함하며, 기관의 상황에 맞춰 운영 방식을 조율하는 단계를 둡니다. 개인정보 위수탁 계약이나 데이터 처리 관련 문서는 표준 양식을 그대로 제공한다고 단정하기보다, 도입 상담에서 협의하는 항목으로 이해하는 것이 정확합니다. 기관 법무·보안 담당자가 참여해 필요한 조항을 함께 점검하는 흐름을 미리 잡아 두면 검토가 매끄럽습니다.

7. 기관 플랜 요금 — 맞춤 크레딧 방식

마음토스는 작업 종류와 기록 길이에 따라 크레딧을 소모하는 크레딧 기반 월 구독입니다. 개인 상담사용 플랜은 스타터(월 8,900원·500크레딧)부터 플러스·프로까지 있고, 기관은 별도 문의로 맞춤 크레딧을 협의합니다. 여기서 중요한 점은 상담사 수에 단가를 곱하는 시트(seat) 단위 과금이 아니라는 것입니다. 따라서 인원이 늘 때 비용이 어떻게 움직이는지는 크레딧 사용량 기준으로 봐야 합니다. 금액과 크레딧은 변동될 수 있으므로 공식 가격 안내를 확인하시기 바랍니다.

8. 도입 전 별도로 확인할 항목

감사 로그, 가동률(SLA) 약정, 통합 인증(SSO), 전자의무기록(EMR) 연동은 기관 IT·보안팀이 자주 요구하는 항목입니다. 그러나 이들은 마음토스의 공개된 기능으로 확정돼 있지 않으므로, 있다고 전제하지 말고 도입 협의에서 지원 여부와 범위를 반드시 확인해야 합니다. 이 목록을 도입 검토 체크리스트로 삼아 질문하면, 기능이 확정된 영역과 협의가 필요한 영역을 명확히 구분할 수 있습니다. 검토 항목을 미리 정리해 두는 것 자체가 기관 도입의 리스크를 줄이는 관리자 실무입니다.

정리 — 확정 기능과 협의 항목 구분

마음토스 기관 관리자 기능은 계정·권한 관리, 기관 양식 템플릿, 관리자 도구와 팀 관리, 도입 지원·보안 협의까지가 검증된 범위입니다. 반면 세분화된 역할 권한, 감사 로그, SLA, SSO, EMR 연동 등은 도입 협의에서 확인할 항목으로 두는 것이 정확합니다.

도입 검토는 기능 목록을 나열하는 일이 아니라, 확정된 것과 협의할 것을 갈라 두는 일에 가깝습니다. 관리자 기능을 이 기준으로 정리해 두면, 소속 상담사들이 안전한 환경에서 도구를 활용하도록 준비하는 첫 단추가 채워집니다.