EAP 회기당 원가 산정, 단가표 만들 때 챙길 7가지

EAP 위탁 계약을 앞두고 단가표를 만들 때, EAP 회기당 원가 산정을 회기 시급만으로 계산하면 실제로 남는 것이 거의 없는 경우가 많습니다. 회기 앞뒤에 붙는 준비·기록 시간, 공간과 행정 비용, 노쇼 손실까지 원가에 반영해야 지속 가능한 단가가 나옵니다. 이 글에서는 회기당 원가에 반드시 포함해야 할 항목을 비중이 큰 순서로 7가지 정리했습니다. 계약 단가를 제안받았을 때 손익 분기점을 빠르게 확인하는 데 활용하실 수 있습니다.

1. 상담사 직접 인건비 — 회기 원가의 가장 큰 비중

직접 인건비는 EAP 회기당 원가 산정에서 가장 큰 비중을 차지하는 항목입니다. 회기 시급은 막연한 시급이 아니라 목표 세전 소득을 실제 청구 가능한 회기 수로 나눠 환산하는 것이 정확합니다.

예를 들어 월 목표 소득과 세금·자부담을 고려한 총 인건비를, 현실적으로 진행 가능한 월 회기 수로 나누면 회기 한 건에 배분되는 인건비가 나옵니다. 프리랜서나 위탁 상담사는 기관 소속과 달리 4대보험을 본인이 부담하는 경우가 많아, 이 부분을 인건비에 미리 얹어야 실질 소득이 유지됩니다. 하루에 진행 가능한 회기 수에는 한계가 있으므로, 무리한 회기 수를 전제로 시급을 낮게 잡으면 소진으로 이어지기 쉽습니다.

2. 회기 외 준비·기록 시간이라는 숨은 원가

45~50분짜리 회기 하나에는 실제로 준비와 기록에 15~25분이 더 붙습니다. 이 시간을 원가에서 빼면 회기당 원가가 실제보다 낮게 보입니다.

초기 접수 검토, 회기 준비, 진행기록 작성, 필요 시 사례 정리까지 포함하면 회기 한 건의 실질 소요 시간은 60분을 넘는 경우가 많습니다. 회기당 원가 산정 시 이 비율을 인건비에 반영하면, 겉으로 보이는 시급보다 실제 원가가 높다는 사실이 드러납니다. 축어록·진행기록 자동화 도구(예: 마음토스)를 활용하면 회기 후 기록에 드는 시간을 줄여 이 숨은 원가를 낮출 수 있습니다. 기록 시간이 줄면 같은 시간에 회기를 소화하거나, 확보한 여유를 자기 슈퍼비전에 쓸 수 있습니다.

3. 슈퍼비전·보수교육 비용 배분

슈퍼비전과 보수교육 비용은 회기 원가에 나눠 담아야 하는 고정성 지출입니다. 이를 원가에 반영하지 않으면 전문성 유지 비용이 고스란히 개인 손실로 남습니다.

연간 슈퍼비전 비용, 학회 보수교육·워크숍 등록비, 자격 갱신 비용을 합산한 뒤 연간 예상 회기 수로 나누면 회기 한 건에 배분되는 교육 원가가 나옵니다. EAP 사례는 직무 스트레스·비자발적 의뢰 등 특성이 있어 관련 역량 유지가 필요하므로, 이 비용은 선택이 아니라 원가의 일부로 보는 편이 현실적입니다. 단가 협상 시 이 항목을 근거로 제시하면 전문성 유지에 드는 비용을 계약에 반영하기 쉬워집니다.

4. 공간·시설 임대료의 회기 배분

상담 공간을 쓰는 이상 임대료와 관리비는 회기당 원가에 반드시 배분해야 합니다. 자가 공간이든 임대든, 그 공간을 상담에 쓰는 시간의 기회비용은 원가에 존재합니다.

월 임대료·관리비·공과금을 월 가용 회기 수로 나누면 회기 한 건이 부담하는 공간 원가가 계산됩니다. 화상상담이 늘면서 물리적 공간 원가는 줄었지만, 대신 안정적인 통신·장비·소프트웨어 비용이 새 항목으로 들어옵니다. 공유 오피스나 시간제 상담실을 이용하는 경우에는 회기당 임대 단가가 명확해 배분이 오히려 수월합니다.

5. 노쇼·취소로 발생하는 손실 반영

노쇼와 당일 취소는 회기당 원가 산정에서 자주 누락되지만 실질 수익을 크게 갉아먹는 항목입니다. 예약된 시간을 비워 두었는데 회기가 진행되지 않으면 그 시간의 인건비와 공간비는 회수되지 않습니다.

최근 몇 개월의 노쇼·취소율을 계산해, 실제 청구 가능한 회기 수를 그만큼 줄여 원가를 다시 나눠야 정확합니다. 예를 들어 노쇼율이 일정 수준이면 그만큼 유효 회기 수가 줄어 회기당 원가가 올라갑니다. EAP 계약에서는 노쇼 시 비용 처리 조항을 계약서에 명시해 두면 이 손실을 상당 부분 방어할 수 있습니다.

6. 행정·예약·정산 관리 비용

예약 조율, 청구, 정산, 보고서 작성 같은 행정 업무는 눈에 잘 띄지 않지만 분명한 원가입니다. 특히 EAP 위탁은 회기 실적 보고와 정산 증빙이 뒤따라 관리 부담이 큽니다.

예약 관리 도구 구독료, 정산·회계 처리에 드는 시간, 기관 제출용 보고서 작성 시간을 원가로 환산하면 회기당 관리비가 나옵니다. 회기 수가 적을 때는 이 고정비의 회기당 부담이 커지므로, 소규모 위탁일수록 관리 원가 비중을 유심히 봐야 합니다. 반복되는 행정을 자동화하거나 양식을 표준화하면 이 항목을 눈에 띄게 줄일 수 있습니다.

7. 세무·보험 등 간접비와 예비비

세무 처리와 배상책임보험, 예비비는 회기당 원가의 마지막 안전판입니다. 이 간접비를 빼면 단가가 흑자처럼 보여도 연말 정산에서 실질 소득이 줄어듭니다.

종합소득세·부가세 등 세무 부담, 상담 배상책임보험료, 예기치 못한 지출에 대비한 예비비를 연간 단위로 합산해 회기 수로 나누면 회기당 간접비가 산출됩니다. 위탁 상담사는 사업소득 원천징수나 4대보험 처리 방식에 따라 실수령액이 달라지므로, 계약 형태에 맞춰 세무 항목을 미리 확인하는 것이 좋습니다. 이 항목까지 더한 값이 회기당 총원가이며, 제안받은 단가가 이 총원가를 넘어야 지속 가능한 계약입니다.

정리 — 총원가 = 제안 단가의 손익 분기점

1번부터 7번까지를 모두 더한 값이 EAP 회기당 총원가입니다. 인건비와 준비·기록 시간이 가장 큰 축을 이루고, 슈퍼비전·공간·노쇼·행정·간접비가 나머지를 채웁니다. 제안받은 회기 단가에서 이 총원가를 빼면 실제로 남는 마진이 보입니다. 단가표를 만들 때 이 7개 항목을 체크리스트처럼 채워 두면, 계약 협상 자리에서 근거 있는 숫자로 이야기할 수 있습니다.